Les règles de la facturation

Cet article vous est proposé par l’équipe de Green e-Gestion la 1ère plateforme responsable de gestion de la facturation et de suivi des impayés vous permet de gérer votre facturation de A à Z en automatisant votre processus de gestion.

Dans le processus de la gestion commerciale, la facturation est cruciale car elle symbolise l’acte de vente entre votre client et votre entreprise. Elle aura plusieurs intérêts juridiques, fiscales, commerciales et financiers.

Il est indispensable de prendre le temps de bien s’organiser et s’occuper de sa facturation, notamment en s’attardant sur les obligations à respecter.

Pourquoi respecter ?

Il y a plusieurs raisons sur pourquoi il est nécessaire de respecter les règles de facturation. Pour vous et vous seul, cela va vous permettre de vous protéger d’une potentielle suspicion en cas de contrôle de l’administration fiscale, mais aussi de justifier certains éléments comptables, de gérer votre TVA afin de la déduire, etc.

Pour vous et votre client, cela va permettre de prouver l’existence d’une vente, mais aussi d’inscrire les conditions de négociations et de ventes, etc.

Ainsi, qu’elles sont les mentions obligatoires ?

Les mentions obligatoires !

 

• Les informations de votre entreprise (dénomination, adresse du siège social, les conditions de ventes et de paiements ;
• La date de l’émission de la facture ;
• Numérotation unique de la facture ;
• La date de la vente / prestation ;
• L’identité de l’acheteur (votre client) : dénomination sociale ou nom, Adresse du siège social (si B2B) ou du domicile et l’adresse de facturation si différente ;
• L’identité de votre entreprise : la dénomination suivie du SIREN ou SIRET ou le nom et le prénom de l’entrepreneur individuel ; l’adresse du siège social et le nom de l’établissement, sa forme juridique (si société) et le montant du capital ;
• Le numéro individuel à la TVA (si le client B2B est redevable de la TVA) pour les factures d’un montant HT >= à 150€ ;
• La désignation du produit / de la prestation, la quantité vendue et le prix associé (prix unitaire HT) ;
• La majoration éventuelle du prix si des frais sont associés ;
• Les possibles réductions de prix ;
• Le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA ;
• La somme totale à payer HT et TTC ;
• La date d’échéance pour le règlement de la facture ;
• Le numéro de bon de commande (s’il y a) ;
• Si vous êtes commerçant : Le numéro RCS et de la ville d’immatriculation ;
• Si vous êtes artisan : Le numéro au Répertoire des métiers (SIREN + RM + N° du département).

 

Au-delà le fait de vouloir vous protéger, en cas de non-respect de ces dispositions prévues par la loi (oubli de certaines mentions ou défaut du document) vous risquez certaines sanctions et notamment les amendes suivantes :

 

• 15 € par mention manquante / facture (avec un plafond d’1/4 de son montant) ;
• 75 000 € pour une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale.

 

Afin d’être certain d’être conforme légalement aux nouvelles règlements fiscales et légales (comme pour la loi anti-fraude à la TVA de 2018) il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion qui automatisera votre facturation.

Ce type de logiciel est d’autant plus utile pour les entreprises qui facturent la TVA à leurs clients. En effet, depuis la loi des finances de 2016 pour lutter contre la fraude à la TVA, toutes les entreprises soumises au régime de TVA doivent utiliser un logiciel qui respecte un critère :

 

• D’inaltérabilité des données ;
• De sécurisation des données ;
• De conservation des données ;
• D’archivage des données.